まちづくり?
 このページは、日常の都市計画業務の中で感じたことをつれづれなるままに書き記したものです。  個人的独断的な意見ですのでそのつもりでご覧下さい。
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協議会の進め方(1):そのスタート
 まちづくりにおいては、まちづくりの基本方向を定めていくために、地区の代表者などによる「まちづくり協議会」といった会議の場がよく設置されます。
 こうした会議を効果的に進めるために、どのような点に留意したら良いのでしょうか?都市計画コンサルタントして長年仕事をしてきた私にとって、当然だと思っていたことが、実は意外とそうではないということに最近気づかされることになってしまい、こんな記事を書き始めました。

 こうした会議を実質的に動かすために重要な事項として、私は次のようなことを考えます。

●どういう人々を集めるべきか?→実質的に議論できるメンバー
 テーマ議題を実質的に議論できる人がどれだけ集められるか、これによって、会議の活力、成果が全く異なるでしょう。

●何人くらいか?→できれば10人以内
 可能なら10人以内(8人程度)、多くても10数人とすべきです。自由闊達な議論を行うために人数は重要です。

●会議の環境は?→委員中心。活発な議論展開に配慮して
 あくまでも協議会委員が中心です。事務局や行政関係者・オブザーバーの方が数が多いようでは困ります。
 形式的な手続きは出来るだけ避ける(委員長の選定、協議会の議題として委員への委嘱状の受け渡し等)は可能な限り省略・時間短縮すべきです。
 これらは、あくまでも楽しくなごやかな雰囲気で、実質的な議論ができるよう配慮すべきことであり、あまりに形式的な議論では出席者はうんざりです。

●会議の進め方は?→「復習型でなく予習型」で
 「最初は顔合わせ」などというような無駄な会議は避けましょう。そのためは、全くの最初の会議であっても、少なくとも「今後の進め方(プログラム)を明確にする」、また「まちづくりの基本イメージを共有できるにするための基本的な議論をする」程度の成果は得たいものです。このことが、次回の資料作成に大いに役に立つのです。
 また、毎回の会議は、前回の議論の復習・確認をするより、むしろ、次回のテーマに関することを少しでも議論できるようにしておくべきです。つまり「復習型ではなく予習型」にすべきです。この先行的議論が、次回の資料をより最適なものにするのに役立つからです。

●会議録は?→簡潔な記録。むしろ住民への周知
 「全文記録」など必要ないでしょう。あくまでも簡潔にすべきです。協議会の実績づくりが大切ではなく、あくまでも実質的な議論の結果が重要であるなら、むしろその結果を住民に広く知らせる方策を検討すべきです。

●さらなる工夫は?→様々な意見の聴取、議論の全体像が委員にも理解できるよう
 協議会では発言者が限定されてしまうこともあります。発言しない人の意見も残せるよう、ポストイットのような紙に、意見を残していってもらうのも効果的ですし、議長役が、途中でそうした意見を整理しながら議事を進められればもっと効果的に進められるでしょう。
 議論の内容によっては、模造紙(最近ではパソコン・ディスプレイでも良いのですが)などに、発言を(グループ化しながら)要約していくことができればもっと効果的です。これができるためには、少人数の会議である必要がありますし、記録者にも相応の能力が求められることになりますが…。

 こんなことをわざわざ書いているのは、私には当然と思っていたことが、意外と世間では当然ではないのかもしれないと思ったからです。
#お節介ですね(^^ゞ。
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